SAF-T (PT)

Determinada contabilista certificada foi convidada para assumir funções como tal numa empresa. Até à data a contabilidade encontra-se a ser executada por um gabinete de contabilidade, externamente à empresa. Neste momento foi adquirido o software de contabilidade para que a mesma passe a ser efetuada internamente. Qual o procedimento correto a tomar, visto que o gabinete efetuará a contabilidade apenas até final de maio? Devem ser lançados todos os documentos no programa interno de contabilidade desde janeiro a esta data? Que passos deverão ser tomados em relação a esta situação e com o gabinete de contabilidade?


A empresa vai mudar de programa de contabilidade e questiona os procedimentos que deve ter em consideração.
Tendo em conta aquilo que é referido nas questões frequentes disponibilizadas no Portal das Finanças, e que se segue.
«08-2741 É possível mudar de aplicação informática de contabilidade num momento não coincidente com o início do ano fiscal e iniciar a utilização do novo programa realizando apenas uma migração de saldos?
O SAF-T (PT) de contabilidade tem de ser gerado num único ficheiro. A nova aplicação de contabilidade terá que assegurar a geração do SAF-T (PT) com os registos efetuados na anterior aplicação ainda que reportados às novas referências e nomenclaturas acrescidos dos registos após a sua entrada em funcionamento. A transição dos registos para um novo programa de contabilidade num momento não coincidente com o início do ano fiscal não pode efetuar-se apenas com a migração de saldos.
A aplicação de contabilidade substituída também terá que assegurar a geração do SAF-T (PT) de contabilidade até ao momento da sua descontinuação - vide alíneas a), c) e e) do n.º 1 do Anexo I à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.»
Portanto, conclui-se que apenas poderá existir para o ano de 2021, um único ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade que contemplará todos os registos desde o primeiro até ao último dia do período de tributação.
Em face do exposto recomendamos que a colega proceda em conformidade para evitar posteriores divergências relacionadas com o ficheiro SAF-T (PT), mesmo que isso lhe venha a trazer uma sobrecarga de trabalho se tiver que contabilizar todos os documentos desde o início do exercício.
Caso não tenha acesso ao ficheiro SAF-T (com os primeiros meses de 2021) deve lançar toda a contabilidade com base nos documentos de suporte contidos nas pastas da contabilidade, para que seja gerado um ficheiro SAF-T único capaz de ser utilizado pela AT quer no preenchimento da IES, quer para análise caso seja solicitado pelos serviços de inspeção.
Deve ainda dar atenção ao seguinte: no início da introdução dos dados contabilísticos no novo programa de faturação deve ter em atenção que a estrutura do ficheiro SAF-T (PT) não é compatível com lançamentos em «mês de abertura», pelo que deve respeitar o seguinte: os saldos iniciais das contas da contabilidade não podem ser introduzidos em cada exercício através de um registo contabilístico, seja este realizado no mês 0 ou 1, que seja exportado para o SAF-T como movimento contabilístico (Transaction) no (GeneralLedgerEntries) – tabela 3 da estrutura de dados do SAF-T.
Esses saldos iniciais são introduzidos nos campos «Saldo de abertura a débito da conta do plano de contas» (OpeningDebitBalance) e «Saldo de abertura a crédito da conta do plano de contas» (OpeningCreditBalance) da Tabela 2.1 – «Tabela de código de contas» (GeneralLedgerAccounts) do ficheiro SAF-T.
Esse procedimento pode ser efetuado através de ferramentas apropriadas criadas para o efeito no programa de contabilidade, nomeadamente através da criação de um diário específico para esse movimento, designado de «Abertura», ou de qualquer outro procedimento que cumpra os requisitos referidos acima.
Também, do portal das finanças consta a seguinte FAQ:
«25-2757 Nas notas técnicas do elemento "Período contabilístico” (Period) da tabela 3 – Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries) é indicado que deve referir o mês de 1 a 12 e que pode ser ainda 13, 14, 15 e 16. Anualmente é necessário efetuar os lançamentos contabilísticos de abertura, o que em alguns sistemas de informação é efetuado no mês zero (0). Neste elemento podem aparecer movimentos no mês 0?
Não.
Os valores correspondentes aos movimentos de abertura (mês 0) são exclusivamente mencionados na tabela 2.1 – «Tabela de código de contas» (GeneralLedgerAccounts), nos campos «Saldo de abertura a débito da conta do plano de contas» (OpeningDebitBalance) e «Saldo de abertura a crédito da conta do plano de contas» (OpeningCreditBalance) - vide tabela 3. «Movimentos contabilísticos» (GeneralLedgerEntries) definida no n.º 2 do anexo I à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.»
Também pode efetuar os lançamentos de abertura no novo programa de contabilidade tendo por base os valores do balancete analítico de encerramento. De forma que cada período fique com um ficheiro SAF-T único, conforme referido.